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Como solicitar a liberação para emissão de Notas Fiscal MEI?

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Sabemos que a formalização de profissionais independentes foi bastante simplificada graças a invenção do regime tributário MEI. 

Esse regime garante ao microempreendedor acesso a benefícios do INSS. Essa proposta de simplicidade parece ser uma mão na roda, não é mesmo?!

Mas será que na prática isso funciona, ou o MEI possui as mesmas obrigações que as grandes empresas? Será que o microempreendedor individual precisa emitir notas fiscais, pagar tributos e declarar imposto de renda?

Para responder essas e outras dúvidas, desenvolvemos este guia para ajudar esses profissionais a entenderem suas obrigações, e esclarecer seus principais deveres junto ao fisco.

Então bora começar!

Vamos abordar os seguintes assuntos ao decorrer deste artigo:

  • MEI precisa emitir Nota Fiscal?
  • Como solicitar a liberação para emissão de Notas Fiscal MEI?
  • Mas afinal, o que é e para que serve a Nota Fiscal?
  • Nota Fiscal Avulsa (NFA)
  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
  • NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
  • Como funciona a emissão da nota fiscal eletrônica?
  • Obrigações do MEI: DAS e DASN SIMEI
  • Imposto de Renda MEI: Como declarar 

MEI precisa emitir Nota Fiscal?
O MEI é obrigado a emitir nota fiscal em todas as vendas e prestações de serviços que realizar, para pessoas jurídicas de qualquer porte. Porém, fica dispensado de emitir para o consumidor final (pessoa física) exceto se o mesmo exigir.

Mesmo não sendo obrigatório em todos os casos, é extremamente recomendado que se faça a emissão do documento fiscal. Pois, além de comprovar a prestação do serviço ou venda, o lançamento de notas ainda ajuda no controle sobre o faturamento da empresa. E claro, sempre fique atento ao limite de faturamento do MEI.

A principal finalidade da nota fiscal é comprovar qualquer transação, seja ela um venda de produtos ou serviços. Além de registrar a transação, a nota ainda serve para o recolhimento de impostos e controle do faturamento do negócio.

Como solicitar a liberação para emissão de Notas Fiscal MEI?
Para estar apto para a emissão do documento, é necessário o fazer um cadastro da empresa no município da cidade em casos de prestação de serviços.

Caso a empresa faça venda de produtos ou mesmo transporte intermunicipal e interestadual, é preciso pedir liberação junto a Secretaria de Fazenda (SEFAZ), para a emissão de notas fiscais.

Já a nota fiscal de serviço (NFS-e) é liberada pela Prefeitura de cada município. 

No primeiro caso há um modelo padrão de documento e no segundo pode haver variação de acordo com a administração municipal.

Além disso, para a emissão de notas fiscais, o MEI precisa de um certificado digital para pessoa jurídica. 

O certificado digital é um arquivo eletrônico que serve como uma identidade digital com uma assinatura digital, utilizado tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, e com ele é possível fazer transações online com garantia de autenticidade e maior segurança das informações.

Outro ponto importante sobre o MEI é que esse profissional não é obrigado ter um contador. Mas em seu primeiro ano tendo contato com as questões burocráticas, esse profissional tem direito a uma consultoria de um profissional contábil.

Mas claro, nem precisamos dizer sobre a importância de manter a empresa organizada, sempre registrando as entradas e saídas, contas a pagar e receber, assim como o faturamento.

Essa organização ajuda nas entrega mensais de obrigações, bem como na declaração anual do MEI (DASN).

Mas afinal, o que é e para que serve a Nota Fiscal?
A nota fiscal é um recibo que precisa ser emitido pela empresa no momento de uma transação de venda ou prestação de serviço.

Esse documento tem a função de registrar uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial, prestada por uma empresa a uma pessoa física ou para outra empresa.

Além disso, serve também para garantir que os tributos foram calculados para recolhimento ou fisco, possuindo uma função contábil e de fiscalização pelos órgãos públicos.  

Conheça abaixo os tipos de Notas Fiscais existentes e para que serve cada uma delas:

Nota Fiscal Avulsa (NFA)
Esse é o modelo mais econômico e simples para o MEI emitir nota fiscal. No geral, o microempreendedor solicita o documento à secretaria de estado da fazenda (SEFAZ) e retira já impresso.

Pode ser nota fiscal de serviço ou nota fiscal de consumidor.

Não existe uma regra para esse tipo de emissão, já que cada estado possui a sua própria regra. Para ter conhecimento de todos os procedimentos necessários para a solicitação da nota fiscal avulsa, é importante verificar junto a SEFAZ estadual. 

Mas atenção: muitos estados com o intuito de acabar com a nota fiscal impressa em papel, não disponibilizam mais a opção para emissão de NFA.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
Este documento é totalmente eletrônico e emitido via um software. Essa é aquela NF que normalmente os consumidores recebem ao realizar uma compra pela internet.

Para solicitar a liberação para emitir esse tipo de nota fiscal, o MEI deve solicitar à Secretaria da Fazenda e seguir o processo que cada estado exige.

Vale lembrar que ao escolher esse modelo de nota, o MEI deve pagar as mesmas taxas que outros tipos de empresas, podendo não ser muito vantajoso para o profissional.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
A NFA-e é ideal para o MEI que não possui obrigatoriedade em emitir a NF-e. No entanto, a NFA-e é um documento fiscal legalmente constituído para fins fiscais. 

Além disso, sua emissão é gratuita e emitida pelo sistema disponibilizado pela SEFAZ do estado. 

Veja alguns detalhes importantes sobre a NFA-e:

  • Permite o cadastro de, no máximo, 10 produtos. Em caso de mais itens, é preciso emitir outra NFA-e;
  • Assim como acontece com a NF-e, a NFA-e também pode ser reimpressa. Caso isso seja necessário, o MEI deve solicitar junto ao Portal da Secretaria da Fazenda, utilizando seu login e senha para acesso ao sistema;
  • A impressão da NFA-e pode ser feita em papel comum A4;
  • O Cancelamento de uma NFA-e poderá ser feito de 24 a 168 horas via sistema SEFAZ;
  • Contribuintes que não são MEI, e aderiram a outro regime, não poderão emitir a NFA-e;
  • A NFA-e deve ser arquivada por 5 anos.

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é aquele documento entregue para os clientes no momento da compra de produtos. 

Este modelo prevê a substituição do cupom fiscal e da nota fiscal antiga, além de garantir ao consumidor a conferência das mercadorias e valores.

Esse modelo de nota também permite ao governo um melhor controle fiscal, já que as informações são passados para a receita estadual no momento da emissão do documento.

Sua maior vantagem é a possibilidade de fazer a sua impressão em qualquer modelo de impressora, barateando todo o processo.

Para fazer a emissão, é necessário ter um certificado digital, e possuir um software específico.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
Microempreendedores que prestam serviços fazendo a emissão da Nota fiscal de Serviços Eletrônica.

O MEI deve solicitar uma liberação na Secretaria de Estado e da Fazenda (SEFAZ) e senha WEB para a emissão dessa nota diretamente no sistema disponibilizado gratuitamente.

Vantagens das notas fiscais eletrônicas:

  • Economia de papel, e de espaço dentro da empresa;
  • Diminui os custos com impressões, reduzindo o impacto ambiental;
  • Mais praticidade e automação no processo;
  • Menor margem de erro;

Como funciona a emissão da nota fiscal eletrônica?
Após solicitado a liberação para emissão de Notas, o MEI receberá um login e senha para poder acessar um sistema disponibilizado pela prefeitura do estado, para emissão das notas fiscais gratuitamente. 

No entanto, os sistemas disponibilizados pelo SEFAZ não possuem nenhum tipo de automação com a seu negócio, isso significa que sempre que o MEI precisa emitir notas terá que preencher todas as informações necessárias dentro do sistema, para cada venda e cliente.

Porém já existem no mercado sistemas próprios para a automatização do negócio, que fazem a integração de vendas, estoque e financeiro, além de emitir vários tipos de notas fiscais de maneira mais prática e online, esse é o caso do sistema vhsys, que é muito completo e bem simples de usar.Teste o vhsys gratuitamente por 7 dias!

Obrigações do MEI: DAS e DASN SIMEI
Como já explicamos, o regime tributário MEI facilita a abertura e a formalização de muitas negócios, por conta da baixas taxas e tributações.

Contudo, isso não significa que o MEI está totalmente livre das obrigações fiscais. Por isso, quem opta por esse regime precisa conhecer as obrigações e as datas limites para cumpri-lás.

Mensal e anualmente, o empreendedor precisa se preocupar com apenas duas entregas de obrigações:

  • DAS MEI
  • DASN

Saiba abaixo para que serve cada uma delas: 

O que é DAS-MEI?

O DAS MEI é o Documento de Arrecadação Simplificada do Microempreendedor Individual. É com esse pagamento que o profissional faz o pagamento de suas obrigações tributárias.

Esse tributo acontece mensalmente e deve ser pago todo dia 20 de cada mês, utilizando a guia de recolhimento. 

É importante lembrar que o MEI faz parte do Simples Nacional, um regime que também possui a tributação simplificada. Logo, o boleto DAS MEI para pagamento pode ser gerado tanto no site do Simples Nacional, como no Portal do Empreendedor.

Na guia DAS estão inclusos os seguintes tributos: 

  • Imposto Sobre Serviços (ISS) 
  • Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). 

O valor de contribuição sobre o ISS é de R$ 5,00 e para o ICMS de R$ 1,00.

O valor da guia DAS Simples Nacional é fixa por mês, podendo variar a cada ano conforme a alteração do salário mínimo. Dessa forma, o valor da guia DAS MEI 2020 para cada tipo de empresa, é de:

  • R$ 51,95 – Atividades predominantes de Locação de bens próprios, não incide ISS ou ICMS
  • R$ 52,95 – Atividades de produção ou revenda de mercadorias, com incidência do ICMS
  • R$ 56,95 – Atividades de prestação de serviços, exceto locação de bens próprios, incidência do ISS
  • R$ 57,95 – Atividades mistas onde o microempreendedor realiza a venda de produtos e prestação de serviços, com incidência de ICMS e ISS

É a partir desses valores que a arrecadação do simples nacional DAS é feita todo mês.

Pagamento da guia DAS-MEI
O pagamento da guia DAS garante ao MEI o funcionamento da empresa, além de garantir benefícios relacionados à Previdência Social.

Isso acontece, pois a emissão da DAS MEI recolhe os devidos tributos ao INSS e o empreendedor é assegurado com os seguintes benefícios:

Como fazer o pagamento do DAS-MEI?
O pagamento do DAS pode ser feito via internet banking, podendo cadastrar no seu banco para débito automático. 

Assim, não há o risco de atrasar o pagamento dessa obrigação.

É possível parcelar o pagamento da DAS-MEI?
Sim. Isso entra dentro das facilidades que o MEI possui dentro do regime. Caso o empreendedor possua DAS em atraso, ele pode fazer o parcelamento do valor total.

A dívida pode ser paga em até 180 meses, com uma parcela mínima de R$ 50,00. Além disso, a opção de parcelamento também pode ser feita no portal do Simples, assim como a geração de boletos.

Para o parcelamento, também é necessário que sejam pagas as multas relacionadas a entrega em atraso da declaração anual do MEI (DASN-SIMEI).

O que acontece se não pagar DAS MEI?

Caso o profissional deixe de pagar a guia por 12 meses consecutivos, ele pode ser excluído da categoria. 

Nessa situação, o CNPJ é cancelado e dívida continua ativa, sendo transferida para o CPF do responsável.

Como emitir DAS-MEI?
Além do tributo para o MEI ser único, o processo de emissão do documento de arrecadação do simples nacional também é muito fácil.

Como dito anteriormente, a emissão pode feita pelo Portal do Empreendedor ou pelo site do Simples, no campo do SIMEI.

Para emitir a guia DAS, basta seguir os seguintes passos:

1) Acesse o portal do Simples Nacional;

2) Clique na opção: PGMEI – Programa Gerador do DAS para o MEI;

3) Informe o CNPJ da empresa e os caracteres;

4) Depois disso, clique na opção: emitir guia de pagamento (DAS);

5) Selecione o ano-calendário;

6) Após isso, basta selecionar o período de apuração, definir a data de pagamento do DAS e imprimir DAS MEI.

A consulta DAS MEI pode ser feita com esse mesmo procedimento. 

Com o acesso ao portal do Simples, você consegue visualizar todos os boletos pagos e os pendentes.

Caso existam parcelas em atraso e você queira gerar os boletos ou atualizar DAS MEI, o processo funciona da mesma maneira.

A única diferença é que as guias virão com valor de multa e juros ajustados para o dia da emissão do boleto para o pagamento DAS MEI.

DASN-SIMEI: declaração anual do MEI 
A DASN-SIMEI é a Declaração Anual do Simples Nacional para Microempreendedor Individual.

Os profissionais que optam pelo MEI são obrigados a entregar a declaração de seu faturamento do último ano-calendário. A data limite é 31 de maio.

Independente da empresa ter faturado ou não, é necessário que entregue a declaração DAS MEI para ficar em dia com suas obrigações.

Além disso, se a DASN-SIMEI não for entregue, o empreendedor fica impossibilitado de gerar DAS MEI para pagamento.

Como fazer a declaração DASN-SIMEI
A declaração anual do MEI é realizada pelo Portal do Empreendedor.

O documento deve ser enviado entre os dias 02 de janeiro e 31 de maio do ano subsequente. Ou seja, a declaração é sempre referente ao faturamento do ano anterior.

O que informar na declaração DASN-SIMEI

O Microempreendedor Individual deve informar o valor total de sua receita bruta anual. 

Ou seja, tudo o que foi faturado com a venda de produtos ou prestação de serviços no ano anterior, realizado com a emissão de nota fiscal ou não, deve ser informado na declaração.

Obrigações trabalhistas do MEI
Se possui um funcionário, fique atento, pois também será necessário cumprir algumas obrigações trabalhistas. As principais são:

  • Recolhimento mensal do INSS e FGTS do funcionário;
  • Apresentação da Relação anual de empregados – RAIS, ao Ministério do Trabalho e Emprego. 

Imposto de Renda MEI: Como declarar 
Diferente do que muitos empreendedores acreditam, o MEI também precisa declarar seu imposto de renda. A declaração pode ser feita até às 23:59 do dia 31 de Maio.

É preciso separar os lucros da empresa e os rendimentos de pessoa física.

É importante entender que o microempreendedor individual exerce duas funções a de empreendedor e a de pessoa física, e cada uma possui suas obrigações. 

O cidadão que é MEI, deve apresentar a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF) dependendo de seus rendimentos.

Nessa declaração o MEI informa à Receita Federal o valor total da sua Receita Bruta Anual, apurando toda a venda de mercadorias ou prestação de serviços com ou sem emissão de notas fiscais.

Isenção de IR MEI
De acordo com a legislação, o MEI é isento de incluir o lucro líquido no Imposto de Renda. 

No entanto, a isenção só é possível se o valor do lucro líquido estiver limitado ao valor resultante da aplicação dos percentuais previstos para o lucro presumido.

Neste caso, os percentuais previstos para o lucro presumido são:

  • 8% para comércio, indústria e transporte de carga;
  • 16% para transporte de passageiros;
  • 32% para serviços em geral.

Informações que devem constar na declaração
Para fazer a declaração de Imposto de Renda, o MEI deve informar os seguintes itens:

  • Faturamento no ano anterior;
  • Quanto foi obtido por meio de revenda (comércio) ou venda (indústria) de produtos;
  • Se possui algum empregado.

Lembre-se que a declaração é feita gratuitamente pelo site do Simples Nacional.

Fonte: VHSYS | 24/02/2020.

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