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Por quanto tempo é recomendado guardar documentos fiscais das empresas?

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Obrigações Tributárias do Dia

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  • IRRF | Imposto de Renda Retido na Fonte.
  • Cofins/CSL/PIS-Pasep | Retenção na Fonte.
  • COFINS/PIS-Pasep | Entidades financeiras.
  • INSS | Previdência Social.
  • EFD - Contribuintes do IPI | Distrito Federal.
  • IRPJ/CSL/PIS/COFINS | Incorporações imobiliárias | Regime Especial de Tributação – PMCMV.
  • IRPJ/CSL/PIS/COFINS | Incorporações imobiliárias | Regime Especial de Tributação - RET.
  • Simples Nacional.
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O modo como uma empresa guarda documentos fiscais é de extrema importância para a saúde legal do negócio — por esse motivo, manter os documentos em arquivo é essencial para fins comprobatórios. Isso porque os órgãos responsáveis e ocasionais processos podem exigir os registros durante o período estipulado de preservação.

As organizações que não podem comprovar ao Fisco os pagamentos que constam nesses registros, correm o risco de precisar pagar novamente, adicionando-se uma multa de 20% sobre esse valor.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue acompanhando nosso artigo até o final!

Tempo de armazenamento previsto na legislação

O tempo de armazenamento dos documentos diverge em decorrência da lei que o estabelece e do cunho que ele tem. Assim, são diferentes os períodos para os registros tributários e trabalhistas. Conheça cada um, a seguir, e saiba qual a lei que rege o prazo.

Documentos tributários

Nota Fiscal: o prazo de guarda do documento é de 5 anos, de acordo com a Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173;
Nota Fiscal de saída: deve ser mantida pelo prazo de 10 anos, segundo a Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46;
IRPJ: é necessário conservar a documentação por um período de 10 anos, estabelecido no Art. 33 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
DAMEF: a Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal precisa ser arquivada durante 5 anos, segundo o Art. 173 do Código Tributário Nacional;
IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI: tais documentos precisam ser armazenado por 5 anos, como prescrito pelo Art. 173 do Código Tributário Nacional;
LALUR (Livro de Apuração de Lucro Real): precisa ser preservado por 10 anos a partir do último registro feito no mesmo, conforme previsto no Art. 46 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal): tem que ser mantido por 5 anos, prazo determinado pela Lei do Código Tributário Nacional, em seu Art. 173.

Documentos trabalhistas e previdenciários

documentos previdenciários: segundo os regimentos do Regulamento da Previdência Social, a organização deve manter os arquivos referentes ao cumprimento de suas obrigações legais pelo período de 10 anos;
documentos trabalhistas: é obrigatório fazer a guarda desses documentos durante 5 anos, nos termos do Art. 7 da Constituição Federal e do Art. 11 da Consolidação das Leis do Trabalho;
contrato de trabalho: é recomendado que os contratos e os livros de registro de empregados sejam armazenados por tempo indeterminado;
recolhimento do PIS: os documentos que se referem a esse recolhimento devem ser guardados por 10 anos, de acordo com a Lei 2.052/83, Art. 3 e Art. 10 do PIS-PASEP;
FGTS: o Art. 23 da Lei nº 8.036/1990 prevê que os registros permaneçam arquivados por 30 anos, porém o Supremo Tribunal Federal pacificou o entendimento de que esse período deve corresponder a apenas 5 anos.

Fonte: Jornal Contábil - 11/12/2019

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